Procédure des Dépenses

1

Expression du Besoin

Le service ou le responsable formule un besoin (achat, prestation, mission...).

Une demande de dépense est rédigée.
Document requis : Demande d’engagement de dépense.

2

Vérification Budgétaire

Le service financier analyse la demande :

La dépense est-elle prévue au budget ?

Les fonds sont-ils disponibles ?

Conforme Rejetée Ajournée / Réajustée

3

Validation Hiérarchique

Selon le montant de la dépense, le validateur change :

Type de Dépense	Validateur
Petite dépense	Secrétaire Général / Trésorier
Dépense moyenne	Président
Dépense importante	Bureau Exécutif ou Conseil

Principe clé : Séparation des rôles

Celui qui demande Celui qui valide Celui qui paie.

4

Engagement

La dépense est officiellement engagée.
Un numéro unique est attribué au dossier.
Le fournisseur est contacté pour passer commande.

5

Réalisation & Réception

Livraison du bien ou exécution du service.

Contrôle de conformité (Qualité/Quantité).

Document : Bon de livraison ou PV de réception.

6

Paiement

Phase finale de décaissement :

Réception de la facture fournisseur.
Vérification finale (Rapprochement Commande / Livraison / Facture).
Paiement (Chèque, Virement, Mobile Money).

Pièces Justificatives Obligatoires :

Demande validée

Facture originale

Bon de livraison / PV

Preuve de paiement

7

Comptabilisation & Archivage

Enregistrement comptable

Classement Numérique & Physique

Disponibilité pour Audit

Procédure de Dépense